As Oy -lain muutos toi uusia säännöksiä, jotka mahdollistavat etäyhteyksien käytön kokouksissa ja etäkokouksien järjestämisen. Heinäkuussa 2022 voimaan tullut muutos koskee etäosallistumista yhtiökokouksiin ja etäkokouksen järjestämistä. Alla keskeisiä asioita muutoksista.
Etäosallistuminen yhtiökokouksiin
Hallitus voi päättää mahdollisuudesta osallistua yhtiökokouksiin etäyhteyksin, ellei yhtiöjärjestys sitä erikseen kiellä tai rajoita.
Yhtiökokous kokonaan etäyhteyksin
Jatkossa on mahdollista pitää yhtiökokous kokonaan etäyhteyksin, mikäli yhtiöjärjestyksen mukaan yhtiökokous voidaan järjestää ilman kokouspaikka.
Ennakkoilmoittautuminen
Yhtiöissä, joissa on vähintään 30 osakashuoneistoa, voidaan jatkossa vaatia ennakkoilmoittautuminen yhtiökokouksiin etäyhteyksin osallistuvilta. Kutsussa on silloin mainittava asiasta. Sitovan ilmoittautumisen jälkeen osakkaalla ei ole oikeutta osallistua kokouspaikalla. Tällä tavoin voidaan ennakkoon määrittää osallistujat ja mitoittaa kokoustilat sen mukaan.
Osallistuminen postin tai muun teknisen apuvälineen avulla
Hallitus voi päättää näistä toimenpiteistä, ellei sitä yhtiöjärjestyksessä rajoiteta tai kielletä. Tämä osallistumismenettely rajoittaa toki osakkaan oikeuksia. Esimerkiksi puheoikeuden käyttäminen ei ole mahdollista postitse.
Osakasvähemmistön oikeudet
Yhtiöt, joissa on vähintään 30 osakehuoneistoa, on osakasvähemmistön vaatimuksesta tarjottava osallistumiseen etäyhteydellä ja vastaavasti oikeus kokouspaikalla osallistumiseen, jos yhtiöjärjestyksen mukaan kokous voidaan järjestää ilman kokouspaikkaa.
Määräyksen lisääminen yhtiöjärjestykseen
Mikäli yhtiöjärjestykseen halutaan lisätä määräys, jonka perusteella osakkeenomistajalle on tarjottava oikeus osallistua yhtiökokoukseen etäyhteyden välityksellä, riittää yhtiöjärjestyksen muuttamiseen enemmistöpäätös.
Tekninen häiriö – mitä sitten
Yhtiökokouksen puheenjohtajan päätäntävallassa on keskeyttää kokous teknisen toimintahäiriön tai tietoliikenneyhteyden häiriön takia. Tällöin kokousta on jatkettava neljän viikon sisällä. Kokous voidaan keskeyttää, jos päätöksenteon pätevyys vaarantuu tai kokous viivästyy olennaisesti.