Vuoden 2019 alusta alkaen otetaan käyttöön uusi, sähköinen huoneistotietojärjestelmä. Mitä tämä tarkoittaa käytännössä ja vaatiiko se toimenpiteitä asunto-osakkeen omistajilta?
Ensi vuoden alusta alkaen Suomessa aloitetaan huoneistotietojärjestelmän käyttöönotto. Siirtymäkauden aikana kootaan aivan uusi tietovarasto, jonne viedään taloyhtiöiden tiedot osakeluetteloista. Sähköiset omistajamerkinnät korvaavat lopulta paperiset osakekirjat kokonaan.
Vanhat taloyhtiöt siirtävät osakeluettelot järjestelmään
Uudet taloyhtiöt perustetaan vuodenvaihteen jälkeen kokonaan sähköisinä. Vanhat taloyhtiöt voivat alkaa siirtää osakeluetteloitaan huoneistotietojärjestelmään alustavien tietojen mukaan 1.5.2019 alkaen. Siirto on tehtävä vuoden 2022 loppuun mennessä. Samalla kun osakeluettelon siirto on tehty, siirtyy osakeluettelon ylläpitovastuu Maanmittauslaitokseen. Siirron jälkeen omistajamuutokset kirjataan Maanmittauslaitoksen ylläpitämään huoneistotietojärjestelmään.
Järjestelmä sisältää tiedot taloyhtiöistä, huoneistoista, niiden omistajista, panttauksista sekä muista rajoituksista. Vaikka taloyhtiön vastuu osakeluettelon ylläpidosta siirtyy Maanmittauslaitokselle, on taloyhtiöllä itsellään edelleen muut taloyhtiön hallintoon tarvittavat tiedot. Huoneistotietojärjestelmästä ei saa esimerkiksi tietoja osakkaiden yhtiölainaosuuksista tai tietoja jyvitetyistä pinta-aloista vastikelaskutusta varten, vaan tällaiset tiedot hallitaan jatkossakin taloyhtiön omissa järjestelmissä.
Osakkaat hakevat sähköisen omistajamerkinnän vahvistamista
Kun taloyhtiö on siirtänyt osakeluettelonsa ylläpidon Maanmittauslaitoksen järjestelmään, yksittäiset osakkaat voivat alkaa hakea sähköisiä omistajamerkintäkirjauksia Maanmittauslaitokselta joko omasta hakemuksesta taikka ensimmäisen luovutuksen tai panttauksen yhteydessä. Samassa yhteydessä paperinen osakekirja mitätöidään. Aikaa sähköisen omistajamerkinnän vahvistamisen hakemiseen on kymmenen vuotta osakeluettelon siirrosta lukien. Sähköisen omistajamerkinnän vahvistamisen jälkeen ei ole enää huolta paperisen osakekirjan säilyttämisestä, kaikki omistamiseen ja panttauksiin liittyvät tiedot pysyvät tallessa Maanmittauslaitoksen järjestelmässä.
Asuntokaupan uudet sähköiset toimintatavat
Samalla, kun paperiset osakekirjat muuttuvat lainhuutorekisterin tapaan sähköisiksi omistajakirjauksiksi, tulevat mahdollisiksi uudenlaiset sähköiset toimintatavat asuntokaupassa. Nykyisinkin on toki käytössä sähköisiä asuntokauppajärjestelmiä, mutta paperisen osakekirjan luovuttaminen kaupan yhteydessä ostajalle aiheuttaa toimintaan manuaalisen vaiheen. Kun sama asia tehdäänkin sähköiseen omistajamerkintään perustuen, ei pankkien, myyjän tai ostajan tarvitse sovitella aikataulujaan yhteen päästäkseen yhdessä pankkiin kauppaa tekemään, vaan asia voidaan hoitaa kätevästi verkossa.
Maksuton Omat huoneistot -palvelu osakkaiden ja taloyhtiöiden käyttöön
Uusi huoneistotietojärjestelmä mahdollistaa myös uudenlaiset tietopalvelut osakkaille ja taloyhtiöille. Jokainen voi tarkastella omistamiensa huoneistojen tietoja suoraan huoneistotietojärjestelmän Omat huoneistot -palvelusta. Palvelun käyttö on maksutonta. Taloyhtiöt saavat tiedot omistajavaihdoksista sekä osakkaiden ilmoittamista yhteystiedoista suoraan huoneistotietojärjestelmästä. Osakas voi ilmoittaa huoneistotietojärjestelmään taloyhtiön viestintää varten sähköpostiosoitteen tai esimerkiksi vakituisesta asuinpaikasta poikkeavan osoitteen. Mm. yhtiökokouskutsut on lähetettävä jatkossa huoneistotietojärjestelmään ilmoitettuihin osoitteisiin.
Huoneistotietojärjestelmän kustannukset ja hyödyt
Huoneistotietojärjestelmän perustamisvaiheessa taloyhtiöille ja osakkaille aiheutuu kertaluontoisia kustannuksia. Taloyhtiöiden velvoite omistajaselvityksistä poistuu, ja osakeluetteloa ylläpidetään jatkossa Maanmittauslaitoksen järjestelmässä. Osakkaiden ei tarvitse säilyttää paperisia osakekirjoja kotonaan tai tallelokeroissaan, eikä ole pelkoa osakekirjan hukkaamisesta ja siitä aiheutuvista kustannuksista. Osakehuoneistojen luovutusprosessia saadaan tehostettua. Hyödyt huoneistotietojärjestelmän käyttöönotosta ilmenevät monilla eri toimijoilla isoina tai pieninä puroina. Esimerkiksi pelkästään uusien asuntojen osakekirjojen painaminen maksaa vuosittain 6 miljoonaa euroa.
Johtava asiantuntija Paavo Häikiö, Maanmittauslaitos
Lisätietoja Osakehuoneistorekisterin sivustolla ›
7.12.2018