Hyödyllistä ja Ajankohtaista tietoa

Seloste tietosuoja-asioista taloyhtiössä

Asunto-osakeyhtiönne henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä voitte olla yhteydessä isännöintiyritykseemme.

Taloyhtiössänne kerätään henkilötietoja, jotta voidaan ylläpitää taloyhtiön lakisääteisiä ja muita välttämättömiä rekistereitä yhtiön talouden, hallinnon ja teknisen ylläpidon hoitamiseen. Tietojen käsittelijänä toimii etupäässä isännöintiyritys.

Keskeisiä rekistereitä ja niissä olevia tärkeimpiä henkilötietoja ovat

– Osakeluettelo ja tieto osakkeen aikaisemmista omistajista

Lakisääteiset tiedot kuten

  • omistajan nimi ja postiosoite
  • henkilötunnus
  • muun huoneiston hallintaoikeuden haltijan nimi

– Kunnossapito- ja muutostyörekisteri (Remonttirekisteri)

  • osakkaan nimi ja postiosoite
  • sähköpostisoite
  • puhelinnumero
  • yhteyshenkilön vastaavat yhteystiedot,
  • urakoitsijan ja muiden mahdollisten osapuolten nimet ja yhteystiedot

– Asukasrekisteri

  • huoneiston tiedot
  • huoneistossa asuvien etu- ja sukunimet
  • syntymäaika
  • sähköpostiosoitteet
  • puhelinnumerot

Taloyhtiössä voi lisäksi olla tallentava kameravalvonta tai sähköinen kulunvalvonta- tai lukitusjärjestelmä. Tällaisessa tilanteessa tallentavan valvontakameran sekä sähköisen kulunvalvonnan henkilötietoja voivat tarkastella vain esitutkintaviranomaiset tai ulkoistettu palveluntuottaja kuten vartiointiliike.

Henkilötiedot saadaan yhtiönne osakkailta ja asukkailta itseltään ja niitä voidaan lisäksi päivittää viranomaislähteistä tai muilta palveluntarjoajilta, millä varmistamme rekistereissä olevan tiedon ajantasaisuuden.

Henkilötietoihin on pääsy isännöintiyrityksellä, yhtiönne hallituksella, toiminnantarkastajalla ja/tai tilintarkastajalla omien tehtäviensä hoitamiseksi sekä mahdollisesti perintäyhtiöllä vastike- yms. saatavien perinnän toteuttamiseksi. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa talon asukkaalle, osakkaalle tai viranomaiselle lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Kaikki henkilötietojen käsittely tapahtuu kunnioittaen rekisterissä olevien henkilöiden yksityisyyttä ja saadut luottamukselliset tiedot pidetään salassa.

Taloyhtiönne varmistaa, että yhtiön tiedossa ja hallussa olevat henkilötiedot suojataan asianmukaisesti ja edellyttää tätä myös omilta sopimuskumppaneiltaan, joille tietoa siirretään. Käytännössä taloyhtiön käsittelemät henkilötiedot voivat sijaita ulkopuolisten palveluntarjoajien palvelimilla tai laitteilla. Paperiset asiakirjat säilytämme lukitussa tilassa.

Rekisteröidylle kuuluvat oikeudet turvaamme kaikille rekisteröidyille.

25.5.2018