Taloyhtiöiden tietojen siirto MML:n huoneistotietojärjestelmään lähestyy
MML:n huoneistotietojärjestelmän tuli olla käytössä jo pari vuotta sitten, mutta asia on viivästynyt erinäisistä syistä. Isännöintiala on ollut aktiivisesti mukana kehittämässä huoneistotietojärjestelmää, jonka päätavoite on luotettavasti ja kattavasti turvata tieto suomalaisten suurimmasta omaisuuserästä eli asunto-osakeyhtiöiden omistuksista. Muutos koskettaa noin 1,5 miljoonaa suomalaista, joilla on osakekirja pankissa tai piirongin laatikossa.
Tällä hetkellä pieni osa taloyhtiöistä on huoneistotietojärjestelmässä. Alkuvaiheen lastentaudit on saatu korjattua ja huoneistotietojärjestelmä alkaa olemaan valmis sekä vastaanottamaan taloyhtiöiden osakeluetteloiden siirrot.
Suomessa on noin 90 000 taloyhtiötä ja näissä noin 1,5 miljoonaa osakehuoneistoa. Yli 1 300 uutta asunto-osakeyhtiötä perustetaan joka vuosi. Omistajia näillä on n 2 500 000. Taloyhtiöiden ja osakehuoneistojen tietojen kerääminen valtakunnalliseen huoneistotietojärjestelmään (HTJ) alkoi 1.1.2019, kun laki huoneistotietojärjestelmästä tuli voimaan.
Kun taloyhtiö on ensin tehnyt siirron, osakkaat hakevat omistuksen rekisteröintiä
Vanhojen, ennen vuotta 2019 perustettujen taloyhtiöiden siirtyminen huoneistotietojärjestelmään tapahtuu kahdessa vaiheessa. Ensimmäisenä taloyhtiöt, eli käytännössä isännöinti, vie järjestelmään tiedot yhtiöstä ja sen huoneistoista siirtämällä yhtiön tiedot huoneistotietojärjestelmään. Tämän jälkeen osakkeenomistajat voivat hakea omistamilleen huoneistoille omistuksen rekisteröintiä Maanmittauslaitokselta.
Sisällöltään työ on hyvin laaja ja tarkkuuta vaativa prosessi, alla on lueteltu pääkohdat, jotka siirtotyössä tulee hoitaa ja tarkistaa:
- Taloyhtiön hallituksen päätöksen osakeluettelon siirtämisen tekemisestä huolehtiminen
- Osakeluettelon siirtämisen ajankohdasta sopiminen
- Kaupparekisterissä olevien tietojen tarkistus ja tarvittaessa päivitys
- Yhtiön perustietojen tarkistaminen ja mahdollisten virheellisten tietojen korjaaminen
- Alue ja rakennustietojen tarkistaminen, mahdollisten virheellisten tietojen korjaaminen
- Osakeryhmien ja osakkaiden tietojen tarkistaminen, mahdollisten virheellisyyksien korjaaminen
- Puuttuvien sähköpostiosoitteiden täydentäminen
- Osakeryhmien ja yhtiöjärjestyksen tietojen yhdenmukaisuuden tarkistaminen
- Tiedossa olevien turvakieltojen ilmoittaminen
- Lunastuslausekkeen merkitseminen kunkin osakeryhmän osalta
- Vaihdannanrajoituslausekkeen merkitseminen kunkin osakeryhmän osalta
Yhtiötä koskevien rajoitusten ilmoittaminen, joita ovat:
- Aravalain mukainen merkintä
- Yhtiöjärjestyksestä johtuva vaihdannanrajoitus, HITAS
- Yhtiöjärjestyksestä johtuva muu vaihdannanrajoitus
- Yhtiöjärjestyksestä johtuva lunastusrajoitus
- Aravarajoituslain mukainen merkintä
Osakeryhmää koskevien rajoitusten ilmoittaminen, joita ovat:
- Lesken hallintaoikeus
- Testamenttiin perustuva käyttöoikeus
- Testamenttiin sisältyvä hallintarajoitus
- Yhtiöjärjestyksestä johtuva muu vaihdannanrajoitus
- Yhtiöjärjestyksestä johtuva lunastusrajoitus
- Osakehuoneiston ottaminen yhtiön hallintaan
Hallituksen siirtämistä koskevan päätöksen päivämäärän ilmoittaminen
Isännöinnin yhteystietojen päivittäminen myöhempien omistajan muutosten ilmoittamista/vastaanottamista varten
Osakeluettelon tietojen oikeellisuuden tarkistustyö jokaisen osakkaan kohdalta
Osakeluettelon tietojen täydentäminen/täydennyspyynnöistä huolehtiminen puutteellisuuksien osalta osakkaan kohdalla, jota asia koskee
Tarvittavien valtuuksien hankkiminen suomi.fi palvelusta
Siirtotiedoston muuttaminen json-muotoon
Tietojärjestelmän tietopalvelujen hyödyntämisvalmiuden varmistaminen
Kun siirto huoneistotietojärjestelmään on tapahtunut, taloyhtiölle kuuluvasta velvollisuudesta ilmoittaa viipymättä osakkaille huolehtiminen.
Ilmoitus tulee toimittaa samalla tavalla, kun yhtiökokouskutsu toimitetaan.
Vanhojen asunto-osakeyhtiöiden tulee siirtää/siirrättää yhtiön osakeluettelo huoneistotietojärjestelmään vuoden 2023 loppuun mennessä. Kirkkonummen Huolto on aloittamassa tämän urakan hoitamissaan taloyhtiöissä lähiviikkoina. Osakeluettelon siirrosta päätöksen tekee taloyhtiön hallitus, ja siirrosta tehdään aikanaan ilmoitus osakkaille.
Osakkeenomistaja hakee sähköistä omistajamerkintää, kun siirto on tapahtunut
Osakeluettelon siirron jälkeen jokaisen osakkeenomistajan tulee hakea osakehuoneistonsa omistuksen rekisteröintiä Maanmittauslaitokselta. Samassa yhteydessä Maanmittauslaitos mitätöi paperisen osakekirjan. Kun siirto on tehty, tullaan asiasta tiedottamaan osakkaita.
Osakkeenomistaja voi koska tahansa osakeluettelon siirron jälkeen hakea osakehuoneistonsa omistuksen rekisteröintiä. Rekisteröintiä on haettava 10 vuoden kuluessa osakeluettelon siirrosta. Jos osakekirja on pankissa lainan vakuutena, myös pankki voi hakea omistuksen rekisteröintiä osakkeenomistajan puolesta.
Pakollista omistuksen rekisteröinti on silloin, kun huoneisto vaihtaa omistajaa ensimmäisen kerran osakeluettelon siirron jälkeen. Uuden omistajan on haettava omistuksen rekisteröintiä Maanmittauslaitokselta kahden kuukauden kuluessa kaupanteosta tai omistusoikeuden siirtymisestä. Samassa yhteydessä paperinen osakekirja mitätöidään.
Omistuksen rekisteröinnin jälkeen osakehuoneiston omistusoikeuden osoittaa merkintä rekisterissä paperisen osakekirjan sijasta. Samalla poistuu riski paperisen osakekirjan tuhoutumisesta tai häviämisestä.
Ensimmäinen omistuksen rekisteröinti perustuu paperiseen osakekirjaan, joka on toimitettava Maanmittauslaitokselle. Kun osakehuoneistolla on jo sähköinen omistajamerkintä, on rekisteröinnin edellytyksenä edellisen omistajan suostumus uuden omistajan omistuksen rekisteröinnille.
Kun osakeluettelo on siirretty huoneistotietojärjestelmään ja osake vaihtaa omistajaa, uuden omistajan oikeus käyttää osakeoikeuksia, esimerkiksi yhtiökokouksiin osallistuminen, edellyttää omistuksen rekisteröintiä MML:n huoneistotietojärjestelmään.
12.8.2022