Kevätkaudella yhtiökokouksessa valittu hallitus aloittaa toimintansa. Hallituksen työskentelyä varten on hyvä laatia työ- ja kokoussuunnitelma. Uudet hallituksen jäsenet perehdytetään tehtäviinsä ja perehtyvät taloyhtiön hallintoon. Yhtiökokouksien jälkeen osakkaita tiedotetaan yhtiökokouksen päätöksistä.
Kiinteistönhoidossa tehdään tarkistuksia pihalla ja kiinteistössä talvikauden jäljiltä.
Hallinto
Yhtiökokousten jälkeen hallitus kokoontuu järjestäytymiskokoukseen ja valitsee keskuudestaan hallituksen puheenjohtajan (ellei yhtiökokous ole määrännyt puheenjohtajaa).
Hallituksen on hyvä laatia itselleen sisäiset toimintaohjeet, jossa sovitaan
- hallituksen kokousten koollekutsumisaika- ja tapa sekä kokouspaikka
- hallituksen koollekutsuja (hpj), käytännössä isännöitsijä hoitaa
- hallituksen pääsääntöiset työskentelytavat (etäyhteyskokous vai fyysinen kokous)
- menettely kokousten välillä esiin tulevissa asioissa, jossa ensin hallituksen sisäinen keskustelu, jonka jälkeen hpj käy keskustelun isännöitsijän kanssa
- työnjako, roolit ja vastuut hallituksen sisällä
- miten hallituksen päätöksistä tiedotetaan osakkaille
Suunnitellaan vuoden työohjelma ja miten uudet hallitusten jäsenet perehdytetään
- hallituksen ja isännöitsijän tehtävät
- yhtiön strategia ja talouden periaatteet
- yhtiöjärjestys
- korjaus- ja kunnossapitovastuut taloyhtiössä
- mahdollisten urakoiden aikataulutuskysymykset
Isännöintitoimistossa
- ilmoitetaan hallituksen kokoonpanossa tapahtuneista muutoksista kaupparekisteriin
- ilmoitetaan tilintarkastajille ja toiminnantarkastajille heidän valinnastaan
- suunnitellaan yhtiökokouksessa tehtyjen päätösten täytäntöönpano
- tiedotetaan yhtiökokousten päätöksistä osakkaille
- toimitetaan uudet vastikelaskut osakkaille
- päivitetään fi järjestelmään tiedot yhtiökokouksen osalta
Kiinteistönhoito
Ulkotöissä kytketään ajoluiskien, räystäiden sekä kattokaivojen sulatukset pois päältä.
Tarkistetaan
– lumitöiden ja roudan aiheuttamat vauriot pihalla ja katolla; ilmoitetaan/korjautetaan havaitut vauriot
– syöksytorvien eheys ja suuntaukset, jotta vesi ei valu seinärakenteita pitkin
– kattokaivojen, rännien ja vesikourujen toiminta, puhdistetaan tarvittaessa lehdistä ja roskista
– pihan kalusteiden ja leikkivälineiden kunto, tilataan tarvittaessa huolto- ja korjaustyöt Kirkkonummen Huollosta
– sadevesikaivojen hiekanerottimet ja huolletaan tarvittaessa
Sisätöissä jatketaan kiinteistön huoltoon ja hoitoon liittyvien tehtävien hoitamista, kuten
- tarkistetaan poisto- ja tuloilmakoneiden sekä lämmöntalteenottolaitteiden toimivuus
- huolehditaan suodattimien ja hihnojen vaihto tarvittaessa
- puhdistetaan yleisten tilojen ilmanvaihtoventtiilit ja raitisilmasäleiköt
- tarkistetaan lämmitysjärjestelmien toiminta ja tehdään tarvittavat huoltotoimenpiteet
Asukkaat
Asukkaille ja osakkaille laaditaan asukastiedote. Tiedotteessa kerrotaan mitä päätöksiä yhtiökokouksessa on tehty ja mikä niiden toteutusaikataulu on. Huoneistotieto.fi järjestelmästä löydät yhtiösi yhtiökokoustiedotteet ja hallituksen jäsenten ja isännöitsijän tiedot.
Huoneistokohtaisten ilmanvaihtoventtiilien puhdistaminen on myös hyvä tehdä nyt. Mahdollisten korvausilmaventtiilien suodattimien vaihto on syytä tehdä samalla. Huoneistokohtaisten LTO-koneiden suodattimien vaihto suoritetaan, ellei taloyhtiö ole tilannut työtä kiinteistönhoitoyhtiöltä. Huomioithan, että koronarajoitukset rajoittavat kiinteistönhoitoa tällä hetkellä (2021).
Liputuspäivät
9.4. Mikael Agricolan päivä, suomen kielen päivä
27.4. Kansallinen veteraanipäivä
30.3.2021