Asunto-osakeyhtiölain 6 luvussa on säännökset yhtiökokouksesta. Pykälässä 23 on omat säännökset puheenjohtajasta, ääniluettelosta ja pöytäkirjasta. Yhtiökokous valitsee enemmistöpäätöksellä puheenjohtajan, ellei yhtiöjärjestyksessä toisin määrätä. Kokouksen alussa valitaan myös sihteeri ja pöytäkirjantarkastajat. Pöytäkirjantarkastajia valitaan useimmiten kaksi. Samat henkilöt voidaan valita ääntenlaskijoiksi.
Puheenjohtajalla on kaksi lakisääteistä tehtävää: Huolehdittava siitä, että läsnä olevista osakkeenomistajista, valtuutetuista ja avustajista laaditaan ääniluettelo, sekä varmistaa, että kokouksesta laaditaan pöytäkirja. Käytännössä puheenjohtaja kutsuu jonkun kokouksen sihteeriksi, ja sihteeri laatii pöytäkirjan. Useimmiten sihteerinä toimii isännöitsijä.
Mitä pöytäkirjaan merkitään?
Pöytäkirjaan merkitään tehdyt päätökset ja äänestyksen tulos. Lisäksi pöytäkirjaan otetaan ehdotukset yhtiöjärjestyksen muuttamiseksi. Pöytäkirjaan ei kirjata kokouksessa käytyjä keskusteluja. Ääniluettelo liitetään pöytäkirjaan. Pöytäkirjat numeroidaan juoksevasti ja säilytetään luotettavalla tavalla.
Lain mukaan yhtiökokouksen pöytäkirja pitää allekirjoittaa. Sen tekevät yhtiökokouksen puheenjohtaja, pöytäkirjantarkastaja ja hyvän kokoustavan mukaan sihteeri – jos sellainen on valittu. Jos valitaan useita tarkastajia, kaikkien on allekirjoitettava pöytäkirja.
Pöytäkirjantarkastajan tehtävät
Pöytäkirjantarkastajan tehtävä on tarkistaa, että pöytäkirja vastaa kokousmenettelyä ja kokouksessa tehtyjä päätöksiä. Jos hän katsoo, ettei pöytäkirja vastaa yhtiökokouksen kulkua, hän voi pyytää puheenjohtajaa tai sihteeriä tekemään siihen muutoksia. Vaikkei pyyntöön suostuttaisi, pöytäkirja on silti allekirjoitettava. Tarkastaja voi merkitä poikkeavan näkemyksensä pöytäkirjaan tai sen liitteeseen.
Pöytäkirja on viimeistään neljän viikon kuluttua kokouksesta pidettävä taloyhtiön isännöitsijän tai hallituksen puheenjohtajan hallussa osakkeenomistajien nähtävänä, ja siitä on pyydettäessä toimitettava jäljennös osakkeenomistajalle.
Pöytäkirjantarkastajalla on laista tuleva velvollisuus tehtävänsä suorittamiseen. Jos hän kieltäytyy pöytäkirjan allekirjoittamisesta, voidaan seuraavassa yhtiökokouksessa valita uudet tarkastajat. Uusien tarkastajien on täytynyt olla läsnä ensimmäisessä kokouksessa, jolloin he voivat jälkikäteen todeta pöytäkirjan kokouksen kulun mukaiseksi ja allekirjoittaa sen. Laki edellyttää vain yhden pöytäkirjantarkastajan allekirjoitusta puheenjohtajan lisäksi, joten se riittänee myös tässä tapauksessa.
5.3.2019